参加展览会是企业最重要的营销方式之一，也是企业开辟新市场的首选方式。在同一时间、同一地点使某一行业中最重要的生产厂家和购买者集中到一起，这是其他营销方式不能替代的。通过参加展览会，人们可以迅速全面地了解市场行情和行业竞争状况。许多工商企业正是借助展览会这个渠道，向国内外客户试销新产品、推出新品牌，同时通过与世界各地买家的接触，了解谁是真正的客户，了解行业的发展趋势如何，最终达到推销产品、占领市场的目的。美国贸易展览局近期作出的一份调查显示，制造业、通讯业和批发业中，2/3以上的企业经常参加展览会；金融、保险等服务性行业虽然只能展示资料和图片，但依然有1/3以上的公司将展览会视作主要的营销手段。
那么，企业应该如何参展呢？我们提供以下的参考。
一、了解特性
若要充分利用展览会，必须了解展览会的特性。展览会有别于其它营销方式，它是唯一充分利用人体感受的营销活动，人们通过展览会对产品的认知是最全面、最深刻的。同时，展览会又是一个中立场所，不属于买卖任何一方私有。从心理学角度看，这种环境易使人产生独立感，从而以积极、平等的态度进行谈判。这种高度竞争而充分自由的气氛，正是企业在开拓市场时最需要的。同时，展览会又是一项极为复杂的系统工程，限制因素很多。从制定计划、市场调研、展位选择、展品征集、报关运输、客户邀请、展场布置、广告宣传、组织成交直至展品回运，形成了一个互相影响互相制约有机整体，任何一个环节的失误，都会直接影响展览活动的效果。如果对展览会的这些特性了解不够，即使参展者花费了大量的人力物力，也未必能达到预期的效果。
二、明确目标
说起参展目标，经常听到的几种典型错误有：
------“老板让来的！”
------“因为我们每年都参加这个展览会。”
------“因为我们的竞争对手也来了。”
-------“这是全行业最大展览会。”
实际上，这些都不是参展目标，最多算是展出原因，而且没有一条是根本原因。企业的参展目标通常有以下几种：树立、维护公司形象；开发市场和寻找新客户；介绍新产品或服务；物色代理商、批发商或合资伙伴；销售成效；研究当地市场、开发新产品等等。德国展览协会根据市场营销理论将参展目标归纳为：基本目标、产品目标、价格目标、宣传目标和销售目标五类。企业可能会同时有几种目的，但在参展之前务必确定主要目标，以便有针对性地制定具体方案，区分工作重点。
三、谨慎选择
一般来说，企业在选择展览会时，应结合参展目的重点考虑以下几个因素：
1、展会性质
每个展览会都有不同的性质，从展览目的可分为形象展和商业展；从行业设置可分为行业展和综合展；按观众构成可分为公众展与专业展；按贸易方式可分为零售展与订货展；以展出者划分，又有综合展、贸易展、消费展…凡此种种，不一而足。在发达国家，不同性质的展览会界限分明。但是在发展中国家，由于受到经济环境和展览业水平的限制，往往难有准确的划分。参展商应结合自身需要，谨慎选择。
2、知名度
现代展览业发展到今天，每个行业的展览都形成了自己的“龙头老大”，成为买家不可不去的地方，如芝加哥工具展、米兰时装展、汉诺威工业博览会、广州全国出口商品交易会等。通常来讲，展览会的知名度越高，吸引的参展商和买家就越多，成交的可能性也越大。如果参加的是一个新的展览会，则要看主办者是谁，在行业中的号召力如何。名气大的展览会往往收费较高，为节省费用，可与人合租展位，即使如此，效果也会好于参加那些不知名的小展览会。
3、展览内容
现代展览业的一大特点是日趋专业化，同一主题的展览会可细分为许多小的专业展。例如，同样是有关啤酒的展览会，其具体的展出内容可能是麦芽和啤酒花，可能是酿造工艺，可能是生产设备，可能是包装材料、加工技术，也可能是一场品牌大战。参展商事先一定要了解清楚，以免“误入歧途”。
4、时间
任何产品都具有自己的生命周期，即新生、发育、成熟、饱和、衰退五个阶段。展出效率与产品周期之间有一定的规律，对于普通产品而言，在新生和发育阶段，展会有事半功倍的效果；在成熟和饱和阶段，展出的效果可能事倍功半；到了衰退阶段，展出往往会劳而无功。
5、地点
参加展览会的最终目的是为了向该地区推销产品，所以一定要研究展览会的主办地及周边辐射地区是否是自己的目标市场，是否有潜在购买力，必要时可先进行一番市场调查。曾经有一个生产拖鞋的厂家，想当然地认为非洲天气热则非洲人一定会购买其产品。到了那边才发现，非洲天气热不假，但那里一些地区的老百姓平时根本就不穿鞋。
四、精心准备
一旦决定了参加某一个展览会，则要即刻开始积极筹备。展览会是一项系统工程，千头万绪，需要考虑的问题很多。怎样才能合理使用人力、财力和精神呢？有人对展览会上的参观者作了调查，发现影响他们记忆的因素主要有五条，建议参展商不妨从这里入手：
1、展品选择
展品是参展商能给参观者留下印象的最重要因素。在参观者的记忆因素中，“展品有吸引力”占到39%的比重，应予重点考虑。选择展品有三条原则，即针对性、代表性和独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容；代表性是指展品要能体现参展商的技术水平、生产能力及行业特点；独特性则是指展品要有自身的独特之处，以便和其它同类产品区分开来。
2、展示方式
展品本身大部分情况下并不能说明全部情况、显示全部特征，需要适应图表、资料、照片、模型、道具、模特或讲解员等真人实物，借助装饰、布景、照明、视听设备等手段，加以说明、强调和渲染。展品如果是机械或仪器要考虑安排现场示范，甚至让参观者亲自动手；如果是食品饮料，要考虑让参观者现场品尝，并准备小包装免费派发；如果是服装或背包，则要使用模特展示，或安排专场表演。这些都是为了引起参观者的兴趣，增加他们的购买欲望。
3、展台设计
展台设计的表面任务是要好看，根本任务则要帮助参展商达到展览目的。展台要能反映出参展商的形象，能吸引参观者的注意力，能提供工作的功能环境。因此，展台设计在注重视觉冲击力的同时，还要注意以下几点：展览会不是设计大赛，展台设计要与整体的贸易气氛相协调；展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主，让绿叶淹没了红花；展台设计要考虑参展商的公众形象，不可过于标新立异；展台设计时不要忽略展示、会谈、咨询、休息等展台的基本功能。
4、人员配备
人是展览工作的第一要素，也是展览成功与否的关键所在。展台的人员配备可以从四个方面加以考虑：第一，根据展览性质选派合适类型或相关部门的人员；第二，根据工作量的大小决定人员数量；第三，注重人员的基本素质，如相貌、声音、性格、自觉性，能动性等。第四，加强现场培训，如专业知识、产品性能、演示方法等等。展台人员要结合参展商品的特点，灵活应付：如果是大众消费品应着力树立品牌形象，在消费者中形成亲和力；如系新产品，须大力宣传其与众不同之处；产品如具独创性，则应强调其技术上的突破性。
5、客户邀请
展览会上若能顾客盈门当然求之不得，但有时难免会出现门庭冷落的情况。这就要求参展商不应被动地等客户到来，要有意识地邀请客户来。可采取直接发函、登门拜访、通过媒体做广告、现场宣传、派发资料等手段，邀请和吸引客户。总之，要未雨绸缪，把工作做在前面。企业参加展览会时如果按照以上步骤甄别、选择和筹备的话，会收到事半功倍的效果。
五、展台工作管理
展台工作是整个展览工作最重要、最关键的阶段，所有展览筹备工作都是为了这个阶段。展览的价值主要在这一阶段得到实现。如果筹备顺利、充分，展台工作将决定展出是否成功。如前所述，准备工作相当于“搭台”，展台工作相当于“唱戏”。台搭好了，演出还不算成功；戏唱好了，演出才算成功。
展台工作指展览会开幕期间展台工作人员在展台上的工作，包括展台接待、展台推销、展台记录等工作。
1、展前工作
展前工作是指展台人员抵达展出地至展览会开幕前这一段时间所做的工作。展前工作既是筹备工作的最后冲刺阶段，也是展台工作的前奏。这一段工作的特点：一是时间有限，没有任何延长的余地，因此相当紧张；二是各项筹备工作齐头并进全面开展，事情多、环节多，容易忙乱，因此压力相当大。为了使各项工作按质、按量、按时完成，必须进行有效地管理。
（1）展台筹备
第一是计划。开始工作之前，通盘考虑各方面的工作，详细制定计划，协调安排工作，尤其是相互关联的工作一定要考试周到，比如运输和施工，施工和布置等。如果几项工作互相衔接，就必须规定截止期。在展览工作中，按时非常重要。各项工作要落实到人。制定好计划后，可以编制工作进度表。如果展台规模小，可以由展台经理一人制定计划、指挥。如果展台规模大，则应当由各方面具体负责人制定细节计划，由展台经理协调总计划。
第二是布置。工作、时间和人员安排好后，必须通知到每个有关人员，并将计划表发给展台人员，让其知道自己的工作任务、职权范围、工作期限。除了让有关人员知道自己的工作之外，还应该知道相关人员和工作的前后衔接关系。
第三是监督。展览管理工作中要有检查、监督机制。各方面的负责人和展台经理要随时、频繁地检查、监督工作进度和质量，使展前工作严格按计划实施。
第四是协调。一旦出现问题，立即设法调整、解决。必要时加人、加班。
第五是检查。各项工作要检查验收。对于委托的工作，比如展台施工、道具租赁、展品运输等都应当进行检查验收。检查验收应有书面凭据。检查主要是为了保证工作质量，同时检查结果也是解决纠纷的凭据。
第六是联络工作。展台人员在抵达展览会所在地后，应当接触到有关部门，首先，与当地代理联系。当地代理熟悉环境，可以帮助解决一些问题；其次，与展览会各方面建立联系，包括展览会的新闻中心、问讯处、接待人员、技术人员、新闻经理、以及现场组织经理；第三，与运输公司联系，如果是出境展出，还会涉及海关，也要建立关系；第四，与施工公司联系。如果有可能，与提供展具、服务等单位也有直接联系，这种人际关系有助于合同对方执行合同，并在困难的条件下，能获得其优先服务；第五，如果是出境展出，与当地使馆、商务机构联系，他们可以提供当地市场情况。另外，视展出需要与其他有关方面建立联系，比如：如果展出规模大，展出目的是宣传，就可以与当地新闻媒体建立联系。到达展场后，要立即拜见展览会负责人，建立联系。
第七是展品、运输工作。主要是办理有关手续，将展品运抵展场、进馆、就位、开箱、清点、布置。清点要认真，根据编号逐件清点，逐项核对，如果发现点多、点缺、损坏等情况应按规定填写原始凭证或受损报告书。空箱不要损坏，包装材料等要保留在原箱内，因为展后不论是出售，回运都需要再包装。需要操作的展品，一定要试运作正常后才能在展览期间示范。安排空箱搬运、储存。这项工作主要是与运输公司协调好。
第八是施工、布置工作。施工、布置是展前最突出的筹备工作。在开幕前，施工、布置工作必须100%的完成。展览会开幕日期和时间完全没有灵活性。因此，一定要计划、安排、管理好施工、布置工作，按时按质将展台搭好。
第九是宣传工作。在此之前，已向所有现有和潜在客户做了宣传工作。展台人员抵达展出地后，主要是直接联系、邀请最重要的客户。与工商会、行业协会联系，特别是与展出产品有关的协会团体联系。邀请他们前往参观展出。新闻工作是宣传工作的一部分。如果需要就拜见展览会新闻负责人，并熟悉新闻室及其活动安排，提供自己的新闻稿。充分利用展览会的新闻、宣传、广告活动。
第十是公关工作。如果有比较大的活动，比如开幕式、馆日、贵宾访问等，工作环节和细节比较多。这类工作宜委托给专业公关公司办理。
第十一是行政工作。办理入场证、停车证，安排雇佣临时人员等，虽然是一些非主要工作，但是不办妥可能会造成比较大的麻烦。因此也要细心一一办妥。
（2）展台工作交代
展前对展台人员进行工作交代是展前最重要的工作之一。熟悉环境、了解工作是展台人员工作高效率和高质量的基础。展前工作交代的目的是使展台人员了解自己的工作环境、工作职责和工作目标。展前工作交待可以与展台人员培训同时进行，也可以分开进行。
工作交代可以用开会形式，与培训一样，形式越正规越好。会上主要强调工作目标、工作任务、工作要求以及作息和轮班安排。交代的主要内容可以发资料由展台人员自己阅读。应要求展台人员在开幕前阅读完。资料内容包括：展览会情况、展台情况、市场情况、展台工作、活动情况、展台工作管理、行政后勤安排等。也可以将有关资料汇编成展出工作文件，或称展出工作手册，不论是散的资料或是专门编印的手册，内容都要根据实际工作需要和条件选择，可以简单，可以复杂。资料或手册要便于使用。
（3）人员安排
展览会开幕期间，展出的主要责任就是由组织者转向展出者和展台人员，由展台人员开展接待观众、洽谈贸易等工作。展出期间的负责人是展台经理。如果展览规模大，可能要专门设立管理组织：即展览团，由展览团团长负责；展览分团，由分团长负责；展台，由展台经理负责。
2、展期工作展期工作是指展览会开幕到闭幕这一段时间的工作，是展览工作重要的阶段，也是正式的展台工作阶段。如果展览筹备工作做得充分，展台人员经过正常培训和工作交代，并努力工作，展台管理得当，那么展出目标应当能够达到。
（1）展台工作，展台工作的主要内容包括接待客户、洽谈贸易、记录和市场调研。
A、接待客户是展台关键性工作之一。接待工作的主要内容是发现新客户并与之建立联系，以及保持、巩固与老客户的联系。
接待安排可以是随意的，也可以是预约的。最好将预约接待安排在观众人少的时间。以减少会谈时的打扰，同时也避免失去接待其他客户的机会。
接待对象可以分为重要客户、现有客户、潜在客户、普通观众等。重要客户，不论是现有的还是潜在的，可以列出名单，事先告知展台人员。如果发现重要客户前来参观，要予以特别的接待。要接待好现有的客户，维护好关系。但是如果不是洽谈业务，就不要因为他们而耽误接触新客户。可以约他们在闭馆后吃饭、喝酒。接待潜在客户是展览会的最大优势、最大价值所在，也就是展台最重要工作之一。普通观众一般没有贸易价值，与展出目标没有直接关系，因此，不要耗费时间和精力接待普通观众，但是注意不能没有礼貌。可以巧妙一点，客气地打招呼，简略地解答问题，尽快结束交谈。
B、洽谈工作也是展台关键性工作之一，与接待工作紧密相连。洽谈工作的重要内容之一是推销，推销公司产品和服务，推销公司形象。
有效的推销会使潜在客户对展出公司产生信任，对展出的产品、服务产生兴趣，会使现有客户对新产品产生兴趣和购买意向。达到这一步，就开始进入洽谈阶段。要积极地争取与现有客户签订新的贸易合同。但是对新客户的大宗买卖以及投资项目要慎重，不宜当场签约。任何决定必须在彻底调查之后作出。报价、条件再好，也要保持慎重的态度，尤其是对展览会临结束前提出的大宗买卖和投资项目要警惕。“趁热打铁”的观念不可使用在展览会上。展览会的关键功能是建立新的关系，展览会之后还需要做调查工作，知根知底后再签大笔买卖和大项目投资。推销工作的成果表现在签订贸易合同。
C、记录是展台正式工作之一。记录对展览评估和展览后续工作都很重要。展台记录的范围可以很广，但是主要记录是接待和洽谈工作。记录方式有多种，常见的有收名片，使用登记簿、记录表格、电子记录设备等。
记录内容、格式应在展览会前准备好。记录内容根据工作需要选定，不要忽略任何重要信息，也不要记录没有价值的内容。记录格式设计主要考虑使用方便和效率。展览会开幕前，必须让展台人员熟悉记录表格。记录表格最好是复写式，一式多份：一份留给当地机构或代理，一份尽快发回总部，一份留在展台，用于存档和后续工作。复写式表格的每份都要注明去向和用途。如果是单页式表格，可以一天结束时或指定时间将表格内有关情况摘出发回总部以便于工作迅速处理。
展台人员在做记录时，要争取尽可能准确，尤其是潜在客户。准确的记录有助于后续工作的针对性和效率。展台接待和洽谈记录要适时统计。每天可以简单的统计，内容包括观众接待数、观众来源、询问内容、合同洽谈数量和金额等，统计结果是每天展后会议的内容之一。对于一些需要急办的事则交相应部门、人员尽快办。在展览会闭幕后，可以做复杂一些的统计、分析，包括：根据记录建立或更新客户名单，选编新的展出邀请名单；分析宣传、广告、公关的效率并找出改进的方向，统计后续工作建议，分轻重缓急安排处理等等。记录、统计、分析也要指定人定时做。对于一些后续工作，迅速统计并立即处理非常重要。
E、联络、公关工作是一项内容很广的工作，在此，主要谈及客户邀请、接待室、送礼工作。
客户邀请工作是在展前已大规模做过。在展览期间，仍应视需要继续做客户邀请工作。展览期间的客户邀请工作主要限于重要的现有客户和潜在客户。
接待室工作是展台工作的一部分。如果配备接待室，要充分利用。接待室应用于有价值的客户和贵宾。事先要向展台人员明确说明谁可以使用、什么时候使用。接待室是接待、谈判、签约的地方，气氛要轻松一些。但是要避免造成娱乐、消闲的气氛，避免接待室成为观众和展台人员休息的场所，要保持接待室做生意的气氛。接待室的招待品可以分等级提供，比如：软饮料、酒精饮料、快餐、正餐等。招待标准要按预算定，要注重效果。接待室要保持干净。接待工作做得好，也是展出成功的条件之一。
展出工作一般都会配备礼品，要做好礼品管理工作。要明确赠送档次，一般分贵宾和工作用礼品。在正常情况下，第一天重要人物最多，最后一天最少。每天使用多少要有数，不要早早用完。礼品可以事先包装好，免得临时送礼来不及包装，在送礼后进行登记。一方面为了管理，另一方面是为了以后再送礼时好相应安排。
F、调研是展览会的重要功能之一。贸易展览会不仅是买卖场所，也是理想的调研场所。展览会本身就是一个市场，是一个人员众多、气氛宽松的市场。在展览会上做调研节省费用、节省时间。进行信息采访，询问市场、产品甚至竞争者的情况比在其他环境中容易。在展览会上，展出者和参观者都不介意回答一些问题，有些甚至很乐意提供意见和建议。而在其他场合，就不是那么容易获得答复。据称，有关市场的任何问题都可以通过展览会的调研获得结果。在展览会上的调研范围和内容可根据展出需要和条件安排。
调研工作可以委托专业公司做，也可以由展台人员自己做。专业调研公司的工作质量高，但是他们的产品专业知识可能不是太精。另外，出于经费、人员等方面原因，展出者大部分是自己做调研工作。
展场调研的途径和方式可以是多种多样的。可以以展台为阵地，主要针对参观者做调研，了解参观者对产品和服务的意见以及建议，询问参观者对产品和服务的需求和要求，以及参观者对市场和发展趋势的看法等等。可以抽空参观其他展台，尤其是竞争对手的展台，主要针对竞争对手做调研，收集资料、询问情况，了解竞争对手的展示手段、销售方式、宣传方式、新产品、新技术、产品质量、价格、包装、性能等方面的情况。可以参加展览会期间召开的研讨会，主要是针对市场做调研。展览会的研讨会是一个了解市场和行业发展趋势的好机会。一方面发言人会做出推论、预测，另一方面参加者所表现出的兴趣（比如出席人的多少，出席人的问题等）也可以作出预测的标准之一。此外，在研讨会上还可以寻找发现重要的潜在客户。还要以阅读新闻报道、贸易刊物、官方报告等，了解综合性质和宏观性质的情况。调研工作不仅仅是收集信息，还包括统计、分析和总结。
G、操作示范。操作表演的展品更能吸引观众注意，能使客户更加了解产品而使客户更快地做购买决定。因此，在有能力和条件的情况下，应考虑安排操作示范。
如果安排了操作示范，要事先再三检查产品，确保能正常操作表演。任何事故不仅会带来难堪、损坏公司形象，也会直接导致生意流失。操作表演要视情况安排保卫人员以防意外。此外也要警惕竞争对手做手脚。若有规定，还需事先征得展览会组织者同意。另外要视情况办理保险。操作安排次数要适当，可以定时操作表演展品。多了效果并不一定好。如果有音像设备，使用时要控制音量、调整屏幕角度，不要影响周围展台，避免造成麻烦。
H、资料工作。展台资料包括公司介绍、产品目录、产品说明、服务说明、展出介绍、价格单、展台人员名片等。展台资料需要管理，管理使用得当，资料可以有效发挥宣传、推销作用；管理使用不当，资料便会被丢弃、被浪费。资料的管理工作包括控制散发数量、控制散发对象、撤下残损的资料，添加新的资料、补充库存等等。
资料要有针对性的散发。可以分层次地向目标观众寄发、散发。资料可以分为两类：一类是可以散发给每一个参观者的简单、成本低的资料，包括单页和折页资料；另一类是提供给专业参观者的成套、成本高的资料，一般不宜当场提供，最好是展览会后邮寄给客户。
供散发的展台资料放在参观者可以方便拿取的地方，不要对称地放置、摆放太整齐或摆放成几何图案，以免误认为是展示品而不拿取。可以使用资料架（台），但是要注意摆放位置，不要影响正常展台工作，也不要影响观众行走。资料不宜大量堆放，而要均匀散发，可以由展台人员直接散发或少量地放置在展台上，不断地添加，以免滥发造成浪费。散发的资料要有数量控制，以便于整个展览期间都有正常的供应。不要在展览结束时，还剩余很多专门印刷、却无法用于其他场合的资料；或者在展览还没有结束已无资料可以散发。
向客户提供贸易资料编印成本一般很高，控制可以严格一些。资料可以放在接待室内或资料柜内，不要让参观者自由拿取，而由展台人员有选择地提供给有价值、真正需要资料的客户。据调查，许多真正的客户往往不愿意携带很多资料，而且基本不翻阅在展览会上收集到的资料。因此在展台上可以不直接提供贸易资料，只配备少量资料用于谈判参考。这样也可以使展台人员和参观者集中精力交谈。在进行贸易细节洽谈时，可以使用有直接关系、辅助洽谈的资料。若客户需要资料，可填写索取表。展出者当天或展后安排邮寄。
具美国的统计显示，50%的人没有目的或者目的不明却到处收集资料，最终将所收集的资料留在餐馆的饭桌上、汽车座椅上或废纸篓里。即使拿到办公室也是放到资料堆里，“有时间再看”，实际是不会有时间再看的。英国人称这类人为“资料收集者”，没有明确目的但是却到处索取资料，最终可能一扔了之。因此要管理好资料，不能将贵重资料提供给这类人。
I、活动。展览会可能会安排一些活动，包括开幕式、新闻发布会、馆日、招待会、研讨会、贵宾访问、采购团等等。这些活动与展出都有关系，展出者应予以足够的注意，并视需要积极参与或充分利用。
展览会开幕式是展览会最重要的活动之一，既有新闻价值，也在商业价值。对于一般展出者，重要的是利用其商业价值。开幕式邀请人员都是一些政府官员、工商名流和新闻记者，在开幕式当天参观展览会的人很多是有价值的商人。
首先，展出者一定要在开幕前完成全部施工、布置工作。开幕后的几小时是关键时刻，对展出者最为重要。重要人物已到场，重要客户通常在展览会开始时就参观。他们巡视展览，如果展台一切安排妥当就绪，准备接待客人进行业务洽谈，那么这些重要的客户在巡视之后，就会把这样的展台列为接触对象。而仍在施工、布置的展台则是作反面宣传，会失去这些最重要的客户。其次，是了解开幕程序和活动，包括开幕式后贵宾参观路线。如果可以，做展览会组织者的工作，争取将自己的展台包括在贵宾的参观路线内，这将有利于新闻宣传。第三，确保展台人员全部到位，确保展台人员着装整洁、精神饱满。如果需要，做好摄影和摄像准备。
J、现场销售。有些展出者将展览会作为直接销售的场所，租用小面积的标准展台，在里面堆满产品，在展台前的过道上放柜台，直接向参观者销售。这样做会扰乱展览会现场秩序，展出者本身也很难能过零售获得足够利润。如果展出者认为有充分理由零售，可以事先与展览会组织者商量，也许可以获得同意，并被安排一个合适的位置。如果展出者违反规定强行零售，展览会组织者可能也会采取强行措施，关闭展台。
在贸易展览会上直接零售是违反效率和效益原则的，因此贸易展览会通常禁止现场零售。贸易展览会是做贸易的场所，展出者应集中精力捕捉潜在客户和贸易机会。向大量普通参观者开放消费品展览会可能允许零售。但是也需要办理相应的手续并遵守相应的管理规定。
（2）展台人员
实现展出目标建立展出者形象要靠展台人员，要靠展台人员的业务知识、工作方式、穿着、举止等。因此，必须对展台人员提出相应的要求和标准。
A、业务知识。展台人员必须掌握展台工作所需的知识，包括公司情况、所展出产品和服务的情况、客户需求、市场情况、竞争情况等。需要强调的是展台人员必须完全了解展品，必须能够回答有关展品的任何问题。若做不到，必须知道如何获得答案。展品方面的知识对展台推销非常重要。
（2）展台人员
实现展出目标建立展出者形象要靠展台人员，要靠展台人员的业务知识、工作方式、穿着、举止等。因此，必须对展台人员提出相应的要求和标准。
A、业务知识。展台人员必须掌握展台工作所需的知识，包括公司情况、所展出产品和服务的情况、客户需求、市场情况、竞争情况等。需要强调的是展台人员必须完全了解展品，必须能够回答有关展品的任何问题。若做不到，必须知道如何获得答案。展品方面的知识对展台推销非常重要。
B、工作方式与态度。展台工作的特点是在很小的空间内，很短的时间内，接待大量的参观者，向参观者推销，与参观者进行贸易洽谈等等。展台工作需要展台人员有工作积极性，有技巧和经验。
展台人员首先应当保持良好的精神状态，态度友善，使参观者有受欢迎之感。展台人员应主动接触对展台和展品表现出兴趣的参观者。交谈过程中，保持清醒的头脑，注意交流的方向和内容，始终牢记展出目的。同时言谈措辞要简洁、直接、实际。通过交谈迅速辨别判定参观者的身份和价值，在授权范围内尽量深入交谈，介绍公司、推销产品，引导、激发客户购买兴趣。如果有可能，就进入实质性的贸易洽谈，争取签约成交。如果是重要的潜在客户或是重要的合同，即使到了闭馆时间，仍应设法易地继续洽谈，争取签约或取得阶段结果。接待、推销、洽谈结束后，迅速记录相应的详细情况。
展台人员应坚守岗位。展览会时间展台不能无人照管，也不能让外行代看展台。无人看守意味着丢失贸易机会，而外行做接待、洽谈工作可能会使客户的第一次接触变为最后一次接触，把潜在客户推给竞争对手。参观者稀少、展台人员疲乏时，也不要松懈，保持良好精神状态。这不仅是为了保持良好的展出者形象，也是为了接待参观者。一些有经验的、重要的商人会在人少时候参观展览。接待参观者可以有技巧的不同，但是，态度应该是一样的，要礼貌、平等地接待所有参观者，尤其是在散发资料和小纪念品时更要注意这一点。
C、举止。要想建立良好的展出者形象，仅有好的展台设计和展台布置还不够，还需要展台人员有恰当的行为举止。展台人员必须保持良好的工作状态和精神状态，必须站立，随时准备接待参观者。而且不论有无参观者，都应站立。展台工作期间展台人员无事不得聚集、聊天。展台上禁止饮食、抽烟。展台上禁止阅读报刊、资料。在展台上看书读报，反映展台萧条，也反映展台人员工作责任心不强，这都有损于展出者的形象。
D、穿着。展台人员穿着影响展台人员的形象和展台的形象，并能影响展台人员的工作。因此，也应予以重视。展台人员的穿着有多方面的影响和作用：区别于参观者、体现展出者的行业、体现展出者的品位等等。
（3）展台环境
展台环境有双重功能，一是对参观者而言，展台环境是形象；二是对展台人员而言，展台是工作场所。展台环境主要是指展台清洁、展台安全和展台保卫。
A、展台清洁。展台体现并塑造展出者形象，应当维持展台处于整齐、干净的状态。保持展台清洁在进行展台设计时就必须考虑，要设计充足的储存空间。
展品以及模型、文图、声像设备等要放在合适的位置。如果被挪动或被碰脏，要及时挪回原位，并擦干净。展出期间，观众喜欢摸展品，要随时擦去展品、展架上的脏手印。如果有操作，必须及时清除废料。若有空箱必须及时搬走。检查资料、样本放置情况。展台上不应有乱放的资料。供观众自取的资料要摞放整齐，资料要及时补充。
展台地面要保持干净，随时拣走地上纸片、空杯或其他物品。展台墙面也要保持干净，随时擦去墙上的脏手印或其他痕迹。展台内不要随便放东西，尤其是可能绊倒人的物品或障碍。展出者可以雇佣专业清扫工或指定展台人员负责展台清扫。
B、展台安全。展览会人多，有安全隐患，而且是人越多隐患越大，因此，应予以注意并作出相应安排。展览会上的安全隐患包括火灾以及一些伤害等。
正规的展览会都有一系列的安全规定，包括政府、行业和展览会制定的各种规定。展出者必须认真阅读，并按规定办事。各地展览会比较一致的规定有：展架展板必须经防火处理，照明设备和材料必须符合当地标准，电源必须由展览会指定的公司人员连接，各地展览会对双层式展架要求也很严。
为保证安全，展出者首先要选择使用符合规定的展架道具；其次在施工搭建时，不仅要赶速度，也要注意质量，保证展架道具安装坚固；第三，在展出期间，要有人负责检查展架、设备状态，维护修理展架、设备，尤其是观众多的时候，更要注意。指定人在每天闭馆时检查展台、关闭电源；第四，如果展览会要求展台配备灭火器，就按规定配备；第五，根据条件和需要为展台人员和参观者投保。这常常是展览会的规定之一。注意展台安全不仅是为了防止事故，也是为了保持展台和展台设备的正常工作状态。
C、展台保卫。展览会上失窃现象比较普遍，有大偷，也有小偷。因此保卫也应当列为展台工作内容之一。展台保卫主要是两方面，一方面防展品被盗，另一方面是防止展台记录及其他秘密资料或情报被非法地窃取或合法地套取。
使用封闭式展台是对付小偷的办法之一。如果有贵重但体积不大的展品，可以使用保险箱或闭馆后随身携走。展览会多设有晚间保险设备，展出者可以联系使用。太贵重的展品可能需要雇佣专业警卫，另外要保险。
展览会是合法和非法地收集情报的地方。竞争对手或工业间谍可能会采用合法的不合法的手段收集信息尤其是公司秘密。对此，展台人员应有必要警惕性。不能只有热情而不用头脑，为了吸引更多的潜在客户而泄漏公司秘密。竞争对手直接参观展台并不违法。只是要十分小心。
由于许多情报是在交谈中被套出来的。因此要明确禁止、限制透露公司的一些情报，比如企业正在研制的产品、企业的市场战略等无论如何不得向外透露。可以在培训展台人员时介绍一些必要的技巧，比如掌握交谈思路、了解对手意图、对付双重问题等，并在展出期间提醒、监督展台人员保持警惕。
除了合法地通过交谈套情报外，情报收集者还会采取“偷”的办法收集展品、秘密资料、成交合同、接待记录。展台管理不善很容易让情报收集者得手。
此外，一些媒体也到处寻找故事和花边新闻。展台经理以及全体展台人员对此也要有所警觉。不要向竞争对手和工业间谍泄漏公司秘密。要对每一个上展台的人存有一份戒心，但是不可草木皆兵。
3、展后工作
展览会闭幕标志展览会结束，但是，并不意味着展出工作结束。在展览会闭幕至参展人员离开展出地之间，展出者必须完成展品和展具的拆除和运输、统计、总结、结账等项工作。一些展览后续工作也可以在此期间开始做。
（1）撤展
撤展工作主要包括展品处理、展架拆除、道具退还、回程运输安排等。撤展工作必须在展览会闭幕后开始，但是撤展准备工作需要在展览会期间甚至展览会开幕前就考虑和着手做。撤展工作需要考虑并安排的内容包括：展品处理、展架拆除、展具拆除、花草装饰拆除、展品和道具的回运手续、回运公司、展品装箱运到展台时间、集装箱运到展场时间表、场地清扫安排、场地交还手续等等。这些工作通常由展台经理或指定人员办理。撤展首先要注意的问题是按时。既不要提前也不要推迟撤展。
撤展的主要工作之一是展品处理。展品处理的方式一般为：出售、赠送、销毁、回运。出售是指展品出售给观众。在零售性质的展览会上，展品往往也是卖品直接销售给参观者，参观者付款后可以立即取走。在贸易性的展览会上，展品售出后，买主往往不能立即取走展品，一般需要等展览会闭幕后再取；赠送一般是指展出者将展品赠送给客户或重要人物；销毁通常是一些价值不太大，展出者不想出售也不想回运的展品。销毁通常需要人证在场；回运是指展出者将展品运回展出者所在地。如果在同一行政区域或同一税区，展品处理涉及的费用比较简单，甚至可能不产生费用。但是在非同一征税区域展出，展品处理方式不同会使展出者缴纳不同的税额，因此，展出者要明确展品处理方式。
展品从展架、展台上取下后，就可以开始拆除展台撤走展具。如果展出者使用的是租用标准展台或委托施工的展台，就可以不考虑展台拆除问题，由展览会或施工公司考虑。如果是展出者使用自己的材料自己动手搭建展台，就要考虑自己再动手拆除展台，并事先安排计划好拆除人员和工作。如果是国际展览，就有结关问题，一方面要与海关建立良好的关系；另一方面要按规定办理手续。有时展出者在结关工作结束前就会离开展出地，将有关工作留给运输报关代理办理。这就需要将有关单证办理准确无误。
撤展期间，展台经理或指定负责人要确认所租借物品的包括办公用品、道具、花草、电气设备等全部归还原主，避免产生额外费用，并及时索回押金。
如果由展出者自己拆除展架，不要留下乱七八糟的垃圾，这会给人留下不好印象，有损于展出者名声，给展览会组织者留下额外工作，因此可能产生额外清扫费用。将场地清扫干净交还展览会这也有助于展出者和组织者建立良好的关系，为将来合作打下基础。场地交还展览会，展出者在展览会场的工作就算完成。
（2）总结
展览作为一项工作，结束后需要总结工作的好坏成果大小，以便评估已做的工作，并改善将来的工作；展览作为展出者营销的一个环节，也需要总结，理顺头绪，分轻重缓急，以便开始下一环节的工作。展览总结工作最好在展台人员未离开展出地时完成，一方面因为展台人员对展台工作仍记忆犹新，展台人员集中比较容易，也就比较容易收集整理资料；另一方面是因为展台人员一旦回到办公室，就会陷入已堆积起来的日常工作之中，就可能再也没有机会做总结了。
总结的主要内容之一是收集情况和资料。展览资料包括：成交合同、新客户名单、参观者接待记录、市场和行业调研结果。此外，一些其他资料也很重要，包括运输单证、发票收据、展览有关单位、公司联系地址、服务报价等等。在收集、整理、分析展出资料的基础上，展出者需要写出总结、报告等材料。每个展台人员根据各自的工作性质、内容写出自己需要的总结、报告等。展台经理或指定人员根据整体情况写出展出整体总结、报告等。展出总结、报告的内容要根据实际需要决定，一般包括市场潜力、竞争、前景分析报告、财务报告、展台工作和展览效果报告、后续工作建议和计划等。材料写好后尽快提供给领导和有关部门。
（3）后续
展出只是展出者经营、营销工作的开始，是整体经营、营销的一个环节。展出之后，有更多的工作需要做。这些工作对于展出而言，可以称作是“后续工作”。后续工作需要有计划、持久地做。但是，有些后续工作需要在展台人员还未离开展出地时就抓紧做。
A、致谢。展览会一闭幕，就抓紧向提供帮助的单位和人员致谢。最好是展台经理亲自致谢。对于最重要的人，可以登门致谢，甚至通过宴请表示谢意；其次可以打电话致谢。如果没有时间亲自向每一个有关人员和单位致谢，至少要向主要人员和单位致谢，并尽快给不能亲自致谢的人员和单位发函致谢。致谢应作为展后例行工作之一，致谢不仅一种礼节，而且对建立良好的关系有促进作用。此外，对参观展台的客户，不论是现有客户还是潜在客户，都要发函致谢，感谢客户参观展台。这是一项比较大的工作，可以在展览会未结束之前就开始做。如果感谢信上就接待时的一些话题发挥一下，感谢效果会更好，因为这已不是一般的交流，而是比较近、比较深的交流方式，表示出对参观者本人的重视。
B、宣传。如果展出效果好，可以举行记者招待会或发新闻稿，将有关情况提供给展览会和新闻界，进一步扩大展出影响，加强参观者的印象。在正常情况下，也应准备展览会的最后一份新闻稿，提供给媒体。
C、贸易关系。在展览会闭幕之后和离开展出地之前，展台人员可以抓紧时间访问展出地的关键新客户。每个买主在展览会上都会与许多展出者建立联系，但是只会与少数建立实际的贸易关系。这一方面信赖于产品、价格等条件，另一方面依赖于工作效率和质量。要抢在竞争对手之前巩固与新客户的关系。谁的工作做得好，谁就可能争取到新客户。对于接近谈成的项目，也要抓紧继续洽谈，争取离开展出地之前签约。否则，未谈完的项目随时可能变卦。
D、准备下一届展出。展出效果好，展出者可能希望继续展出。如果这样，可以与展览会组织者初步接触、商谈。早申请有一些优势：展会组织都更容易熟悉展出者，展出者可能优先挑选场地位置，组织者可能在其新闻稿中提及最先申请的公司，这也是公司扩大影响的机会。
展台工作分展前、展期和展后三个阶段。展前工作的主要任务是将展台搭建布置好，并完成客户邀请工作。展前工作的时间性很重要，所有工作必须在展览会开幕前全部完成。展期工作以展台为中心，主要工作包括展台接待、展台推销、展台洽谈、情况记录、市场调研等。展台工作是实现展览价值、达到展出目标的主要阶段和主要手段。展后工作的主要任务是展品处理、展台拆除、收集统计展出资料、结账、致谢等。如果展台人员训练有素、积极肯干，展台工作管理得当，展出工作就会取得预期的效率和效果。
